شيوه‌نامه تهيه پرونده علمي

مقدمه:

الف) پرونده علمي

پرونده علمي مجموعه‌اي است مشتمل بر اطلاعات مختلف در باب موضوعات تحقيقي، ارائه ليست منابع مربوط به آنها، آدرس‌هاي مطالب و متون تکثير شده از منابع مهم، طبق ضوابط مندرج در شيوه‌نامه تهيه پرونده علمي.

ب)اهميت و ضرورت تهيه پرونده علمي

از آن‌جاکه طرحهاي بنيادي که اکنون پايه‌ريزي مي‌گردد. در آينده نيز احتمال انجام طرحهاي مشابهي وجود دارد. براي جلوگيري از اتلاف وقت و هزينه‌ها و از طرفي ايجاد امکان دسترسي به اطلاعات کافي تهيه پرونده علمي مورد توجه قرارگرفته است. اطلاع رساني، ارائه عناوين منابع، آدرس مطالب و تهيه متون مربوط به موضوعات، در جهت غني‌سازي مقالات و طرحهاي حال و آينده امري ضروري است که تأمين اين نياز به وسيله تهيه پرونده علمي ممکن است.

ج)فوائد پرونده علمي

تهيه پرونده‌هاي علمي براي موضوعات تحقيقي، فوائد بسياري را در بر دارد که برخي از آنها عبارتند از:

1) برخوردار شدن مقالات از قوت، دقت و جامعيت، بخاطر استفاده از اطلاعات فراوان و منابع بسيار.

2) صرفه‌جوئي در هزينه و وقت محققين مقاله‌نويس، به ويژه‌ محققين برجسته، به جهت دسترسي آنها به اطلاعات کافي، آماده و منظم.

3) امکان هماهنگ‌سازي مقالات مختلف طرح با يکديگر از طريق اطلاعات موجود در پرونده‌هاي علمي.

4) امکان ارزيابي دقيق مقالات با استفاده از پرونده‌ها موجود.

5) امکان استفاده ساير محققاني که به نوعي براي تحقيق موضوعاتي مشابه انتخاب مي‌کنند از پرونده‌هاي علمي براي تدوين مقاله، کتاب و .... .

کليات:

1) براي هر موضوع اصلي طرح يک پرونده علمي تشکيل مي‌شود و موضوعات فرعي پرونده مستقلي ندارد.

2) معرفي موضوع براي تشکيل پرونده علمي، طبق ضوابط و مندرجات آئين‌نامه اجرائي که مدير هر گروه تحقيقاتي مشخص مي‌نمايد انجام مي‌شود.

3) هر پرونده علمي داراي چهاربخش معرفي موضوع، اطلاع‌رساني، متون علمي و ضمائم خواهد بود.

بخش معرفي موضوعات (محورهاي کلي که پرونده علمي بايد حول آنها جمع‌آوري شود که از وظايف مديرگروه است)

1) منظور از معرفي موضوعات قابل پژوهش براي پرونده علمي بخشي از طرح است که شامل محورهاي کلي طرح ‌باشد.

2) براي معرفي موضوعات براي جمع‌آوري پرونده علمي طبق طرح‌نامه تفصيلي که از سوي مدير گروه نگارش شده عمل مي‌شود.

بخش اطلاع‌رساني پرونده علمي:

1) منظور از بخش اطلاع‌رساني، بخشي از پرونده‌هاي علمي است که به معرفي منابع و ارائه اطلاعات لازم براي تهيه مقاله و آدرس‌دهي آنها مي‌پردازد.

2) در بخش اطلاع‌رساني پرونده، موارد ذيل بايد مندرج گردد:

الف) ليست عناوين منابعي که در بخش فهرست منابع طرح موجود است.

ب) ليست منابعي که به آنها مراجعه شده و مطلب مهمي نداشته است. آدرس داده شود و ذکر گردد که در موضوع مراجعه شده مطلبي وجود نداشته است.

ج) ليست منابعي که کل منبع در مورد موضوع مورد نظر است و بايد به طور کامل تهيه گردد.

د) ليست منابعي که شناسائي شده اما متن آنها در دسترس نبوده است.

ه) اطلاعات کامل مربوط به نوارها، سي‌دي‌ها، که در رابطه با موضوع طرح مي‌باشد جمع‌آوري گردد. (اطلاعات مربوط تاريخ، موضوع و سخنران‌ يا سخنرانان و ....)

و) ليست و اطلاعات کامل در مورد نشريات.

 ز) در صورت وجود نرم‌افزاري براي موضوع به طور کامل معرفي شود.

ح) معرفي کامل پايگاههاي اينترنتي مناسب با موضوع.

ط) معرفي مراکز علمي و مؤسسات قابل مراجعه، آدرس آنها و نحوه دسترسي به آنها.

ي) معرفي اسناد و مدارک تصويري و غيرتصويري، اطلاعات مربوط به اماکن و آثار مکتوب و غير مکتوب.

ک) موارد ديگري که مورد نظر مدير گروه است.

ل)ملاحظات.

3) تمام اطلاعات مذکور در بند 2 بايد در فرمهاي مخصوص نوشته شود و تمام گزينه‌هاي موجود در فرم‌ها بايد تکميل گردد.(اين فرم بايد طراحي گردد)

4) منابعي که در بخش اطلاع‌رساني پرونده‌ علمي معرفي مي‌شود طبق ضوابط ذيل بايد معرفي گردند:

الف) تنها متون علمي و تخصصي ( اعم از کتب و مقالات و نشريات) معرفي مي‌شوند و از اطلاع‌رساني نسبت به متون غير تخصصي اجتناب شود. نکته قابل توجه اين‌که در متون غير تخصصي اگر مطلب مهم وجود داشت با هماهنگي مدير گروه آورده شود.

ب) کتب مرجع مربوط به موضوع تحقيق اعم از فرهنگ‌نامه‌هاي تخصصي، دايره‌المعارف‌ها، کتاب‌شناسي‌ها بايد شناسائي، معرفي و آدرس‌دهي شوند.

ج) رساله‌هاي دکتري و پايان‌نامه‌هاي کارشناسي ارشد و جزوات درسي و غيردرسي در صورتي که داراي مطلب مهمي باشند معرفي مي‌گردند.( نحوه جمع‌آوري با نظر مدير گروه)

د) شرح و تعليقات کتب معرفي مي‌گردند ولي معرفي خود‌آموزها لازم نيست.

ه)  اگر موضوع ميان رشته‌اي بود کليه منابع هريک از رشته‌ها، در بخش‌هاي مجزا معرفي شود.

و) متون علمي بايد از زبان اصلي معرفي شود مگر در موارد ذيل:

در منابع خارجي معرفي ترجمه بهمراه معرفي اصل منبع انجام گيرد.

متوني که اصل آنها در دسترس نيست بهترين ترجمه آنها معرفي مي‌شود.

متوني که اصل آنها به زباني است که محقق آشنا به آن زبان، کمياب است ترجمه‌آنها معرفي مي‌شود.

متوني که در ترجمه آنها پاورقي يا مقدمه يا ضميمه ارزشمندي وجود دارد فقط پاورقي‌ها، مقدمه‌ها و ضميمه‌هاي آن معرفي مي‌شود و در صورتي که پاورقي بدون متن مفهوم نيست ترجمه و پاورقي با هم معرفي مي‌شوند.

در معرفي متوني که به زبان خارجي( غيراز عربي و فارسي) تدوين شده‌اند اولويت با زبان انگليسي است و زبان فرانسوي و آلماني در درجه دوم قراردارند و منابع زبانهاي ديگر تنها در صورت ضرورت معرفي مي‌شوند.

معرفي متون در بخش اطلاع‌رساني به لحاظ کميت و کيفيت منابع به جز در موارد فوق محدوديتي ندارد.

بخش متون علمي:

الف) منظور ازبخش متون علمي، بخشي از پرونده علمي است که به صورت نرم‌افزاري يا زيراکس منابع مرتبط با موضوع در آن جمع‌آوري مي‌شود.

ب) متوني که زيراکس آنها در بخش علمي آورده مي‌شود بايد ضوابط ذيل در آن رعايت شده‌ باشد.

از ميان منابعي که در بخش اطلاع‌رساني معرفي مي‌شوند و داراي مطلب قابل توجهي هستند در کتب فارسي و عربي از تنها متون منابع درجه 1 و 2 تکثير مي‌شود و د متون خارجي تنها کتب درجه 1 تکثير مي‌شوند.

درجه‌بندي منابع به عهده شوراي علمي گروه و مدير گروه است.

در غير از کتب انگليسي، فرانسوي، آلماني، تنها در مواردي از متون علمي زيراکس گرفته مي‌شود که استفاده از آن منابع براي تهيه مقاله خاصي ضرورت داشته‌ باشد.

کتب خارجي نيز در کتابخانه اسکن مي‌شود. زيراکس و اسکن بايد از جديدترين و صحيح‌ترين نسخه‌ها انجام گيرد و در صورتي که جمع بين اين دو ويژگي ممکن نبود با رعايت اهميت، بهترين نسخه انتخاب شود.

شناسائي بهترين نسخ به عهده شوراي علمي گروه و مسئول کتابخانه مي‌باشد.

ج) زيراکس از منابع بايد زير نظر مسئول امور محققان صورت گيرد.

د) در بخش متون علمي علاوه بر متون بايد صفحه عنوان منبع و صفحه شناسنامه منبع و نسخه‌اي از فيش سند منبع قبل از خود متن آورده شود و در صورتي که رساله‌اي در ميان کتاب باشد صفحه‌اي از عنوان آن رساله هم ضميمه مي‌گردد.

ه) متون مربوط به کتابشناسي‌هاي متناسب با موضوع مورد نظر تکثير شود.

بخش ضمائم:

1) منظور از بخش ضمائم، بخشي از پرونده علمي است که اطلاعاتي در مورد سابقه کار بر روي موضوع و ارزيابي‌هاي مختلف در مورد پرونده علمي در آن مندرج است.

2) در بخش ضمائم مورد ذيل بايد مندرج گردد.

الف) فرم ارزيابي شکلي ­ـ محتوائي پرونده علمي از بخش امورنظارت دريافت و ارزيابي در گروه‌ مربوطه انجام مي‌شود. (اين فرم بايد طراحي شود)

ب)  در پايان دروره جمع‌آوري پرونده علمي ارزيابي نهايي مي‌شود.

ج) متن مقالات تأييد نشده و ارزيابي‌هاي مربوط به آن.

د) نسخه‌اي از مقالة نهائي تأييد شده پس از تايپ و تصحيح و ارزيابي آن به پرونده علمي ملحق مي‌شود.

نحوه‌ چينش پرونده علمي:

1) اولين بخش پرونده علمي به بخش معرفي موضوع اختصاص دارد و بخشهاي اطلاع‌رساني و متون علمي تکثير شده و بخش ضمائم، بترتيب بخشهاي ديگر را تشکيل مي‌دهد.

2) براي هماهنگي همه پرونده‌هاي علمي قبل از معرفي موضوع موارد ذيل بايد به ترتيب آورده شود:

الف) صفحه روي جلد پرونده که نام موضوع اصلي به صورت درشت بر روي آن نوشته شده و موضوعات فرعي آن به صورت ريز در زير آن در داخل پرانتز قرار مي‌گيرد.

ب) در صفحه دوم عبارت شريف بسم‌الله‌الرحمن‌الرحيم آورده مي‌شود.

ج) در صفحه سوم شناسنامه پرونده علمي آورده مي‌شود.

د) در صفحه چهارم فهرست مندرجات کل پرونده قرار مي‌گيرد.

3) چينش بخش معرفي موضوع اصلي و موضوعات فرعي مرتبط و ارائه نمودار آنها.

محتويات بخش اطلاع‌رساني به ترتيب ذيل تنظيم خواهد شد:

الف) صفحه عنوان اطلاع‌رساني

ب) ليست منابعي که در مورد موضوع مورد نظر مطلب داشته است.

ج) ليست منابع موجود در پرونده علمي.

د) ليست منابعي که ضرورت تکثير ندارد.

ه) ليست منابعي که ديده شده و فاقد مطلب بوده است.

و) ليست منابعي که در دسترس نبوده است.

ز) اطلاعات مربوط به کتاب‌شناسي‌ها.

ح) اطلاعات مربوط به نوارهاي کاست و سي‌دي‌ها( اعم از نوارهاي جلسات و نشستهاي درون و برون‌گروهي)

ط) اطلاعات مربوط به نرم‌افزارهاي رايانه‌اي

ي) آدرسهاي سايتهاي اينترنتي.

ک) معرفي اسناد و مدارک تصويري و غيرتصويري.

ل) اطلاعات مربوط به اماکن و آثار مکتوب و غير مکتوب در مورد موضوع

م) موارد ديگر

ن) ملاحظات

4) اطلاعات مربوط به هر نوع از منابع به ترتيب تاريخي ( طبق نظر شوراي سياستگذاري پژوهش) تنظيم مي‌شود.

5) هر يک از متون معرفي شده در فرم اطلاع‌رساني با شماره رديف مرتب مي‌شود. اگر بعد از مرتب کردن منبع جديدي پيدا شد و بين شماره‌هاي 4و5 قرار مي‌گرفت با شماره 1/ 4 مشخص مي‌گردد تا شماره رديف به هم نخورد.

6) متون علمي به ترتيب ذيل تنظيم مي‌شود.

الف) صفحه عنوان متون علمي

ب) صفحه عنوان منبع (زيراکس صفحه اول بعد از جلد) و شناسنامه کتاب

ج) فيش سند کتاب

د) متن کتاب

7) در متون علمي، ابتدا متون فارسي و عربي آورده مي‌شود و سپس متون انگليسي و آنگاه فرانسوي و سپس آلماني واقع مي‌شود و منابع ديگر بعد از آنها قرار مي‌گيرد.

نکته: در صورتي که پرونده داراي چند بخش از رشته‌هاي مختلف باشد منابع خارجي هر بخش بدنبال منابع فارسي و عربي منابع هر يک از رشته‌ها قرار مي‌گيرد.

8) ترتيب چينش متون علمي با نظر مدير گروه مشخص ‌مي‌شود.

نکته: اگر کتابي داراي شرح است و شرح و متن از يکديگر جدا هستند و هر دو در بخش متون علمي آمده است جايگاه قرار گرفتن شرح بلافاصله پس از متن است.

9) اگر بعد از تنظيم متون علمي، منبع جديدي يافت شد که محل قرارگرفتن متن در پرونده، در بين متون مي‌باشد، آن متن را بين متون ( طبق سير تاريخي) قرارمي‌دهيم و شماره رديف را با علامت مميز به شماره قبل ملحق مي‌کنيم.

10) بخش ضمائم پرونده علمي به ترتيب ذيل تنظيم مي‌شود:

الف) طرح کلي مقالات تأييد نشده

ب) متن مقالات تأييد نشده

ج) ارزيابي‌هاي مقالات تأييد نشده

د) طرح کلي مقاله تأييد شده

ه) مقاله نهايي تأييد شده

و) ارزيابي‌هاي مقاله نهايي

ز) فرم ارزيابي محتوائي ـ شکلي پرونده علمي

ح) فرم ارزيابي نهائي پرونده

طريقه دستيابي به اطلاعات و منابع:

1)جهت حصول اطمينان به جامعيت پرونده علمي لازم است محققين پرونده‌هاي علمي براي شناسائي منابع و دستيابي به اطلاعات کامل در باب موضوعات به ترتيب از راههاي ذيل استتفاده کنند:

الف)مراجعه به مدير گروه علمي

ب) مراجعه به متحصصين در رشته‌هاي مربوط به موضوع

ج) مراجعه به متخصصين درباره موضوعات

د) مراجعه به فرهنگهاي تخصصي

ه) مراجعه به دايره‌المعارف‌ها

و) مراجعه به کتاب شناسان

ز) مراجعه به کتاب‌ شناسي‌ها

ح) مراجعه به نمايه‌هاي رايانه‌اي دايره‌المعارف و نرم‌افزارها و مراکز تحقيقاتي ديگر

ط) مراجعه به نمايه‌هاي آخر کتب

ي) مراجعه به نوارها و فيلم‌هاي مناسب

ک) مشاوره با مراکز تحقيقاتي ديگر

ل) موارد ديگري که کارشناسان راهنمائي مي‌کنند يا به نظر خود محقق مي‌رسد.

2) انجام جستجوهاي مذکور در فرم‌هاي مخصوص بايد گزارش شود.

مراحل انجام تهيه پرونده علمي:

1)                       براي تهيه يک پرونده علمي بايد مراحل ذيل به ترتيب توسط محقق انجام شود:

الف) قرائت شيوه‌نامه و شرکت در جلسات توجيهي نسبت به شيوه‌نامه.

ب) مطالعه بخش اول پرونده که در آن مدخل مورد نظر معرفي مي‌شود.

ج) مطالعه اجمالي درباره موضوع و مشاوره با کارشناسان(مديرگروه علمي و ...) جهت آشنايي با حدود و ثغور مدخل

د)انجام هر يک از مراحل مذکور در بند الف از طريق دستيابي به اطلاعات

ه) ارسال متون علمي مرتبط با موضوع در بخش چينش پروند  علمي جهت نسخه‌برداري (زيراکس)

و) کنترل صفحات تکثير شده براي حصول اطمينان به درست انجام شدن تکثير آنها

ز) تنظيم و مرتب‌سازي شکلي هر بخش از پرونده علمي پس از اتمام امور مربوط به آن

ح) کنترل کار از جهت محتوا پس از اتمام کار هربخش

ط) کنترل نهائي پرونده و تحصيل اطمينان به رعايت همه مقررات از طريق مراجعه به فرمها و توجه به مقررات

تحويل پرونده به مسئول مربوطه

ي) مطالعات تذکرات مصححين شکلي و محتوائي

ک) گفتگو با مصححين در موارد اختلافي

ل) اعمال نظرات مصححين

م) تحويل پرونده به مسئول پرونده علمي

ن) تذکرات لازم

2) اگر محقق پس از آشنائي اجمالي با موضوعات احساس کند که توانائي علمي براي تهيه پرونده مدخل خاصي را ندارد بايد از قبول آن موضوع خاص خودداري کند.

3) هر محقق تنها به تهيه پرونده براي موضوعات بپردازد که مربوط به رشته تخصصي اوست مگر آنکه نسبت به موضوع خاصي آشنائي قبلي داشته باشد.

4) جهت اطمينان به صحت و دقت در پرونده، با مسئول و کارشناسان در مراحل مختلف کار، مشاوره گردد.

5) محقق حق تغيير موضوعات و يا تحقيق در بيش از حوزه‌ تعيين شده يا کمتر از حوزه مربوط به مدخل را ندارد.

نکته: حوزه تحقيق در مورد هر موضوع در بخش معرفي موضوع در پرونده علمي ذکر شده است و جزئيات آن در  مشاروه با کارشناسان و مدير گروه علمي مشخص مي‌شود.

6)از هرگونه برخورد سليقه‌اي با پرونده و مقررات تهيه پروند خودداري شود و مقررات کاملاً رعايت شود.

7) هرگونه ابهام، نقص و اشکال نسبت به آئين‌نامه بايد با پيشنهادات مناسب در اختيار مسئولين مربوط قرار گيرد و در صورتي که محقق احساس مي‌کند پيشنهاد او داراي اهميت است و در عين حال مورد توجه قرار نگرفته و يا جواب قانع‌کننده‌اي به او داده نشده آن را با مسئولين بالاتر در ميان گذارد.

8) تمام مراحل کار با دقت انجام گيرد، خالي ماندن هر بخش از پرونده بدون توجيه قانع‌کننده و رعايت نشدن هر يک از ضوابط، از موارد ضعف پرونده و محقق شمرده مي‌شود مگر آنکه مسئول مربوط رعايت نشدن بخشي از مقررات را تجويز کند.

9) شرکت محققين در جلساتي که از طرف مسئولين ضروري دانسته شده لازم است.

10) تلاش شود حتي‌الامکان از خط خوردگي در نوشته‌ها خودداري شود و در صورت بروز آن با غلط‌گير ترميم شود.

11) خطوط بايد حتي‌الامکان زيبا باشد و به صورت خوانا نوشته شود.

12) از هرگونه علامت‌گذاري بدون هماهنگي با مسئول مربوط بايد پرهيز شود.

13) تذکرات لازم و توضيحات مناسبي که به نظر محققين طرح آن در محل‌هاي خاصي لازم به نظر مي‌رسد.